A másik megoldás lehet, hogy ha a tételek már megérkeztek és a szállítólevél rögzítve lett a rendszerben, akkor abból kiindulva is készíthetünk egy szállítói számlát.
Ezt a bejegyzést azonban azért írom, hogy megmutassam milyen folyamatot dolgoztunk ki a Monolithon magyar ERPNext rendszerben, amihez ugyan több másik szoftvert is használunk, de attól még nagyon egyszerű, stabil és hatékony megoldás lett:
Androidon a Microsoft Lens - PDF Scanner alkalmazással készítünk egyszerűen és gyorsan szuper minőségű, de jól tömörített képeket az akár több oldalas számlákról, amit pdf formátumban mentünk el a telefonunkon. Rengeteg hasonló programot kipróbáltunk, de ez a legfelhasználó-barátabb, mégha hihetetlen is, pedig a Microsoft készíti.
Innentől nincs sok dolgunk, mert a FolderSync Android app a háttérben szinkronizálja a Nextcloud rendszerbe a számlákat, ahonnan az n8n elküldi a bejövő számlák fogadására fenntartott email fiókba, amit az ERPNext beolvas.
Így már kézzel hozzá tudjuk csatolni a megkapott számlaképet az ERPNext szállítói számlához. Ez akkor érdekes, ha például tömegesen töltjük le automatikusan a NAV-ból a szállítói számlákat, azaz azok már benne vannak a rendszerben és már csak hozzá akarjuk csatolni az így szinkronizált számlaképeket.
Vagy kisebb számlaforgalom esetén fordított is lehet a folyamat, azaz használhatjuk a hamarosan elkészülő megoldást, ami lehetővé teszi, hogy a számla fogadására fenntartott email fiókba érkezett levélből az ERPNext automatikusan előkészítsen egy szállítói számlát és az így előkészített dokumentumon kézzel kiválasztjuk/létrehozzuk a szállítót és a beérkezett pdf dokumentumból kimásoljuk a szállítónként egyedi számla (sor)számot - például ezzel a chrome kiegészítővel és a frissítés gombbal a számla adatait automatikusan letöltjük a NAV rendszeréből.
Leírva talán kicsit hosszú, de majd a videón látszani fog, hogy a gyakorlatban milyen kényelmes, mert ezzel ötvöztük a közvetlenül a szállítóktól email-ben érkező pdf-ek feldolgozását az általunk fotózott dokumentumok automatikus feltöltésével és még a drága OCR-t is kihagyhattuk, mert arra valójában nincs szükség, mégha amúgy az n8n-be vagy az ERPNext-be is könnyedén integrálhatnánk.
Frissítés:A legtöbb esetben az Office Lens Android app az OCR funkciót is betölti egyben, mert a pdf-be való mentések nagy részében kereshető pdf jön létre. Kivéve rossz minőségű képek esetén nem dolgozza fel a szöveget az app. ;)